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    財務部


    行業案例1:數字化新標桿!柯尼卡美能達助力電力設計院實現財務高效自動化!

     

    票據工作一直是企業財務工作中的重要內容,如何高效、準確地對傳統票據進行處理是許多企業亟待解決的課題。上海某電力行業設計院成立于建國初期,是中國勘察設計綜合實力百強單位,曾創造了中國電力設計史上多個第一,榮譽連連。但是,隨著設計院規模的不斷壯大,票據處理方面問題愈發凸顯,如:大量進項發票無法驗偽、因無法追溯電子發票的重復報銷,不能放開使用電子發票,月底集中進行發票勾選認證消耗了大量的人力成本。


    在經過多方考察后,該設計院最終選擇了全球領先的數字化整合增值服務商——柯尼卡美能達為其提供了“印核票據管理解決方案”,以先進的票據管理系統替代費時重復的人工操作,從而大幅提升了該設計院的工作效率,幫助其實現了高效的財務票據數字化管理。


    柯尼卡美能達印核票據解決方案示意圖
    柯尼卡美能達印核票據解決方案示意圖


    自動化票據處理 解放人力提升效率

    在采用柯尼達美能達的印核票據管理軟件之前,該設計院票據處理工作費時費力,每月的進項發票有2000多張,并且無有效手段對發票的真偽進行驗證; 月底的時候,受限于當月進項當月抵扣的規定,勾選認證作業也讓財務人員忙得不可開交,大量的重復工作使得財務人員工作效率相當低下,加班頻繁。導入柯尼卡美能達印核票據管理系統后,該設計院快速實現了進項發票的自動驗偽和勾選認證,減少了因發票驗偽手段不足帶來的稅務風險,同時大大緩解了財務人員的工作壓力,工作效率大幅提升。


    快速追溯驗重便利 優化財務數字管理

    電子發票以其綠色環保、使用靈活方便的特點被越來越多地人所接受。當前,住宿、通信等眾多行業也都開始推行電子發票業務。由于無法對電子發票的重復報銷進行追溯,稅務風險較大,所以該設計院一直沒有放開電子發票的使用。而在導入柯尼卡美能達印核票據管理解決方案后,該設計院可通過系統實現對電子發票重復報銷的快速追溯,因此逐步開放了電子發票的使用,從而進一步優化了財務票據的數字化管理,為其自身和員工都帶來了極大的便利,贏得了設計院上下的交口稱贊。


    柯尼卡美能達


    作為全球領先的數字化解決方案增值服務商,柯尼卡美能達一直致力于根植客戶需求,不懈創新,為其提供切合其自身需求的個性化解決方案。柯尼卡美能達印核票據管理解決方案不僅顯著降低了企業財務人員的人力和時間消耗,更真正地幫助企業實現了高效、準確的財務票據數字化管理,今后將助力更多中國企業優化財務管理數字化流程,實現企業的價值增長。

     

    行業案例2:柯尼卡美能達助力汽車配件領域標桿企業實現財務票據數字化管理

     

     

    票據工作一直是企業財務工作中的重要內容,而臺賬手工記賬,發票處理效率低下的問題在許多具有一定規模的企業中普遍存在。華東地區某汽車配件領域的標桿企業,隨著企業規模的不斷壯大,業務往來的逐漸繁雜,傳統賬目和票據管理方式的缺陷愈發凸顯。為此,全球領先的數字化整合增值服務商——柯尼卡美能達為其提供了“印核票據管理解決方案”,以先進的票據信息技術替代費時重復的人工操作,從而大幅提升了該企業的工作效率,幫助其實現了高效的財務票據數字化管理。


    自動化信息處理 解放人力提升效率

    傳統的賬目發票處理方式會使企業財務部門被大量賬務數據和發票淹沒,財務人員疲于奔命。在采用柯尼卡美能達印核票據管理解決方案前,該企業的發票處理工作費時費力,1000多張涉及采購的外來原始憑證需要4到5名員工共同進行手工臺賬登記,校驗發票后抵扣聯還需逐一掃描后上傳至國家稅務系統,效率相當低下。而印核票據管理解決方案提供了自動發票數據采集功能并能與國稅底賬系統打通,精準采集發票信息,校驗發票無需一條條核對,只需核對日期、發票號、總金額、稅額這些重要要素即可。如今,同樣處理1000多張票據只需2名員工即可完成,可謂是大大解放了企業的人力和時間成本。


    進項發票綜合管理 自動提醒全面監管

    發票流通過程中缺乏統一監管也是困擾該公司的難題之一。該企業的財務負責人介紹道:“以前發票從供應商到企業物流部門,再從物流部門的經辦人員到業務領導,直至物流部執行總監簽字,這個流程不僅漫長,流轉過程中還時常會發生發票遺失、遺忘,過了發票有效期等棘手問題。”

    柯尼卡美能達印核票據管理解決方案可以對發票全生命周期進行監控、管理。每張發票經掃描后錄入系統,到期發票系統會自動提醒,進項發票在企業內部流轉過程中,也能讓相關人員實時捕捉執行進度,避免了票據在企業內部流轉、簽收過程中遺失的風險。同時也可以有效規避傳統臺賬存在的沒有票面明細內容,或供應商進項開票不規范的情況發生。


    柯尼卡美能達印核票據管理解決方案
    柯尼卡美能達印核票據管理解決方案


    此外,該企業還利用印核系統進行了二次接口開發,通過柯尼卡美能達印核票據管理解決方案,該企業可以直接從公司系統中獲取訂單和發票信息,實現企業內部三單比對,進一步提升了效率。


    快速驗偽驗重 降低企業稅務風險

    柯尼卡美能達印核票據管理解決方案還幫助該企業建立了標準的發票數據倉,無論是票面信息數據還是影像一旦采集入系統,都可實現高效的自動流程管理,無論是電子發票的驗重還是發票驗偽,都可快速實現。這個流程的變革不僅大幅提升了票據查驗的效率,更避免了現金報銷時,財務人員無法及時查驗發票真偽的難題,對企業稅務風險起到了很好的監管作用。

    作為全球領先的數字化解決方案增值服務商,柯尼卡美能達一直致力于根植客戶需求,為其提供切合其自身需要的個性化解決方案。柯尼卡美能達印核票據管理解決方案為企業財務工作帶來了顯而易見的改善,不僅解放了財務人員,更讓整個公司的走賬及業務流程更加流暢,為企業的高速發展奠定了堅實的基礎。

     
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